Assemblée générale en tant de crise Covid-19

5 questions posées à notre Associé Olivier Cavadini et notre Experte fiscale Laure Cordt-Møller.

1. Comment organiser une assemblée générale en cette période où les rassemblements de plus de 5 personnes sont interdits ?

Olivier Cavadini: Le Conseil fédéral, conscient que les mesures de protection prises pour lutter contre la crise sanitaire actuelle peuvent engendrer des difficultés, voire une impossibilité, pour les sociétés suisses d’organiser leur assemblée générale (AG), a inclus dans l’ordonnance 2 COVID-19 le nouvel article 6b relatif à l’organisation et tenue des AG.

Ce nouvel article permet en effet aux organisateurs d’AG d’imposer aux actionnaires d’exercer leur droit de vote par écrit ou voie électronique ou par l’intermédiaire d’un représentant. L’utilisation de moyen électronique facilitera en effet grandement l’organisation d’AG dans le contexte actuel et dans le respect des droits des actionnaires.

À noter que pour les entreprises de petite et moyenne taille, pour lesquelles on constate souvent que les actionnaires sont inférieurs à cinq, la tenue de l’AG de manière ordinaire, c’est-à-dire en présence des actionnaires, reste possible, mais non obligatoire, pour autant que les mesures de sécurité (distance) soient évidemment respectées.

Cette mesure est applicable jusqu’au 10 mai 2020. Une mise à jour est à prévoir à cette date.

Il est ici important de rappeler que le délai de 6 mois suivant la clôture des comptes pour tenir l’AG est maintenu, mais que des moyens plus modernes sont mis en place pour en faciliter la tenue faute de pouvoir réunir tous les actionnaires.

2. Quel est le délai pour prévenir les actionnaires de la tenue et du déroulement de l’ag?

Olivier Cavadini: L’organisateur de l’AG doit se conformer aux délais de convocation prévus par les statuts de la société considérée, soit en règle générale 20 jours, mais peut prévenir les actionnaires au plus tard 4 jours avant la tenue de l’assemblée de ce qu’ils devront exercer leurs droits par voie électronique ou par écrit, ou par le biais d’un représentant indépendant. Les actionnaires doivent ainsi être en mesure de prendre connaissance de l’ordre du jour et de poser leurs éventuelles questions, faute de présence physique lors de l’assemblée.

3. Des suggestions?

Olivier Cavadini: L’organisation d’une AG dépend essentiellement du nombre d’actionnaires à convoquer. Je dirais donc que pour les petites et moyennes sociétés dont le nombre d’actionnaires ne dépasse pas 5, une assemblée en présentiel est tout à fait envisageable, sous respect des mesures de distance notamment. Pour les plus grandes entreprises, je recommande évidemment de recourir à la possibilité offerte par l’ordonnance 2 COVID-19 en demandant aux actionnaires de voter par écrit ou par voie électronique. La désignation d’un représentant indépendant par le Conseil d’administration est un moyen très intéressant et certainement efficace pour rassembler les voies des actionnaires.

Finalement et sur un plan plus stratégique, je recommanderais aux sociétés dont les AG n’ont pas encore été tenues d’appliquer le principe de prudence, notamment en matière de distribution de dividendes. Au vu de la période actuelle et des incertitudes commerciales, il serait en effet plus prudent de garder des réserves plutôt que de les distribuer.

4. Au niveau fiscal, que ne faut-il pas negliger en lien avec les ag?

Laure Cordt-Møller: C’est lors des assemblées générales que les distributions de dividendes ou de réserve issue d’apport en capital sont validées par les actionnaires. Ces distributions impliquent une obligation déclarative à l’Administration fédérale des contributions soumise à délai impératif, c’est-à-dire sans possibilité de report.

Pour les distributions de dividendes, c’est une annonce relative à l’impôt anticipé qui doit être effectuée. Selon les cas, cette déclaration du dividende n’engendre pas de paiement de l’impôt (notamment en cas de versement à une société actionnaire à plus de 20%), mais l’annonce doit intervenir dans un délai strict et au moyen de formulaires spécifiques (F103/110/106). Le délai pour déposer la déclaration de dividende est de 30 jours suivant la date d’échéance du dividende. Si aucune date d’échéance n’est explicitement prévue dans le Procès-verbal de l’AG, c’est la date de l’assemblée elle-même qui fait foi. Je recommande dès lors de prévoir une date d’échéance permettant ainsi à la société de satisfaire à ses obligations fiscales sans risquer de devoir décaisser l’impôt anticipé, ce qui peut représenter une charge financière importante.

Pour les dividendes versés à des actionnaires personnes physiques par exemple, l’annonce du dividende doit également intervenir dans les 30 jours suivants la date d’échéance du dividende et le paiement de l’impôt également. Tout retard dans le paiement engendrera des intérêts moratoires de 5%.

En ce qui concerne les distributions de réserve issue d’apport en capital, il faut rappeler qu’elles ne sont pas soumises à l’impôt anticipé, mais toute modification de cette réserve (diminution ou augmentation) doit être annoncée à l’Administration fédérale (F170). Cette dernière est, au vu de la situation, relativement flexible sur le délai de dépôt, mais il faut néanmoins dans la mesure du possible le respecter.

5. Des suggestions?

Les impacts en matière d’impôt anticipé peuvent s’avérer très lourd pour une société, notamment si la procédure de déclaration est refusée ou si le paiement de l’impôt intervient tardivement. Je recommande donc de bien respecter les délais pour le dépôt des formulaires et de s’assurer que l’impôt anticipé a été payé dans les temps. Je constate malheureusement trop souvent les obligations fiscales ne sont pas toujours vues comme une priorité suite à la tenue de l’AG. Il faudrait pourtant que cela devienne un automatisme.

D’une manière générale, je recommande également une grande prudence dans les décisions de distributions ; en cette période incertaine, il vaut mieux créer ou conserver des réserves que les dépenser. Même si les résultats pour l’année 2020 ne peuvent pas encore être précisément déterminer, la tendance à la baisse est plutôt certaine. Il serait donc judicieux d’estimer au mieux son résultat et de demander un ajustement de ses acomptes, pour éviter une sortie de liquidités alors que les entrées de fonds sont certainement plus faibles en ce moment et pour les semaines à venir.

Pour toutes questions, n’hésitez pas à contacter Olivier Cavadini (olivier.cavadini@crsblaw.com ou +41 (0)22 591 18 44) ou Laure Cordt-Møller (laure.cordt-moller@crsblaw.com ou +41 (0)22 591 18 90).